SECRÉTAIRE GÉNÉRAL(E) DE MAIRIE DE GRISELLES

Présentation de la mission

Assurer l’accueil du public, gestion de l’Etat Civil, de l’Urbanisme, des affaires scolaires et du cimetière

Activités

Accueil physique et téléphonique du public :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir le public sur place ou par téléphone
• Renseigner le public sur place ou par téléphone.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels.
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Assurer un accueil de qualité : bonne tenue du hall d’accueil en triant et en réactualisant régulièrement la documentation mise à disposition du public

Secrétariat :

• Traitement et gestion du courrier et courriel départ et arrivée
• Tâches administratives diverses : frappe de courriers – classement – archivage en fin d’année
• Elaboration des arrêtés dans les domaines de la voirie, de l’urbanisme, des affaires générales et des débits de boissons

Affaires scolaires :

• Pré-inscription des enfants à l’école
• Préparation des dossiers d’inscription aux services périscolaires à chaque rentrée scolaire (cantine-garderie-étude surveillée-dérogations)
• Gestion du portail BL Enfance : inscriptions des enfants à la cantine et à la garderie – commandes des repas de cantine – facturation en début de mois
• Suivi des restes à recouvrer en Trésorerie
• Préparation et organisation du conseil municipal des enfants

Affaires générales

• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité (suivi des tarifs, états des lieux et règlements)
• Assurer la commande de l’alimentation et fleurs pour les cérémonies.
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.

Communication :

• Gestion du site internet – panneau pocket – panneau d’affichage de la mairie
• Mise à jour régulière des trois supports de communication 

Etat civil :

• Recevoir, instruire et délivrer les actes de déclaration et de célébration relatifs à l’État Civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances, changement de nom/prénom, PACS…)
• Tenue des registres d’état civil (ouverture et clôture – tables annuelles et décennales)
• Préparation de la salle du conseil municipal pour les mariages
• Cimetière : vente de concessions – traitement des demandes des pompes funèbres – gestion du logiciel cimetière de Berger Levrault
• Recensement militaire : inscriptions des jeunes - établissement et transmission des listes chaque trimestre
• Délivrance de certificats divers et légalisations de signature
• Instruction et célébration des parrainages civils
• Traitement des livrets de famille - Recensement citoyen –
• Traitement des actes et opérations administratives du funéraire –
• Traitement des dossiers relatifs aux autres missions du service - Traitement des dossiers de demandes de titres sécurisés

Elections :

• Gestion matérielle des listes électorales (inscriptions et radiations)
• Préparation des divers scrutins (organisation des permanences du bureau de vote et transmission aux élus – préparation des feuilles de dépouillement – impression des cartes électorales – gestion des procurations)
• Préparation de la salle polyvalente pour l’organisation du bureau de vote
• Transmission des résultats à la Préfecture et affichage

Urbanisme :

• Gérer les dossiers et les correspondances des autorisations d’urbanismes (de la réception à la délivrance) ainsi que la police de l’urbanisme ; assurer le lien avec le service instructeur,
• Gérer le suivi administratif des autorisations au titre des ERP ;

Salles communales :

• Gestion des plannings des locations de la salle polyvalente et de la salle du bourg
• Vérification des contrats de location pour les réservations desdites salles suivant le règlement et la convention en vigueur
• Mise à jour de l’inventaire du matériel des salles communales
• Etablissement des fiches de prêt de tables et chaises aux administrés
• Etat des lieux lors des locations de la salle du bourg

Fêtes et cérémonies :

• Préparation et envoi des invitations lors des diverses manifestations de la commune (commémorations – vœux du Maire – repas des Ainés…)
• Etablissement des affiches et communication des diverses manifestations
• Préparation de la salle du conseil municipal de la mairie et de la salle polyvalente pour les pots des commémorations ou autres manifestations